Pengolahan Data Dengan Pemrosesan File vs DBMS

1. Pemrosesan File

    Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya. Dimana masing masing file hanya diperuntukkan  untuk satu program aplikasi.

Menurut teknik penyimpanannya file digolongkan menjadi :

1. File Manual

    File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

2. File Komputer

     File komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.

Jenis-jenis file:

1. File Induk (master file) : File yang berisi data relatif permanen. Contoh : record dalam file piutang dagang berisi informasi tentang nama pelanggan, alamat, dan saldo.

2. File Transaksi (transaction file) : Yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara.

3. File Tabel (table file) : File yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi. Contoh : tarif pajak, tabel biaya pengiriman.

4. File Sejarah (history file) : File yang berisi transaksi yang telah diproses.

5. File Cadangan (backup file) : File yang berisi duplikat (copy) sebuah file.

6. Suspensi File : File yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemprosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan.

Kelemahannya dari sistem pemrosesan file ini antara lain :

1. Timbulnya data rangkap (redundancy data) dan tidak konsistennya data (inconsistency data)

Karena file-file dan program aplikasi disusun oleh programmer yang berbeda, sejumlah informasi mungkin memiliki dupliaksi dalam beberapa file. Sebagai contoh nama mata kuliah dan sks dari mahasiswa dapat muncul pada suatu file memiliki record-record mahasiswa dan juga pada suatu file yang terdiri dari record-record mata kuliah. Kerangkapan data seperti ini dapat menyebabkan pemborosan tempat penyimpanan dan biaya akases yang bertambah. Disamping itu dapat terjadi inkonsistensi data. Misalnya, apabila terjadi perubahan jumlah sks mata kuliah, sedangkan perubahan hanya diperbaiki pada file mata kuliah dan tidak diperbaiki pada file mahasiswa. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam laporan nilai mahasiswa.

2. Kesukaran dalam Mengakses Data

Munculnya permintaan-permintaan baru yang tidak diantisipasikan sewaktu membuat program aplikasi, sehingga tidak memungkinkan untuk pengambilan data.

3. Data terisolir (Isolation Data )

Karena data tersebar dalam berbagai file, dan file-file mungkin dalam format –format yang berbeda, akan sulit menuliskan program aplikasi baru untuk mengambil data yang sesuai.

3. Masalah Pengamanan ( Security Problem )

Tidak semua pemakai diperbolehkan mengakses seluruh data. Bagian Mahasiswa hanya boleh mengakses file mahasiswa. Bagian Mata kuliah hanya boleh mengakses file mata kuliah, tidak boleh mengakses file mahasiswa. Tetapi sejak program-program aplikasi ditambahkan secara ad-hoc maka sulit melaksanakan pengamanan seperti yang diharapkan.

4. Data Dependence

Apabila terjadi perubahan atau kesalahan pada program aplikasi maka pemakai tidak dapat mengakses data.

2. DBMS

    DBMS merupakan program komputer  yang  memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaharui file-file, menyeleksi dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan. Perintah-perintah biasanya ditentukan oleh user. Ada 2 bahasa basis data, yaitu:

1.   Data Definition Language (DDL), digunakan untuk menggambarkan desain basis data secara keseluruhan. DDL digunakan untuk membuat tabel baru, menuat indeks, ataupun mengubah tabel. Hasil kompilasi DDL disimpan di kamus data.

2. Data Manipulation Language (DML), digunakan untuk melakukan menipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data seperti penambahan data baru ke dalam basis data, menghapus data dari suatu basis data dan pengubahan data di suatu basis data.

Adapun komponen fungsional penyusunnya sebagai berikut:

1. DML Precompiler : mengkonversi pernyataan-pernyataan DML yang dimasukkan di dalam program aplikasi ke dalam pemanggilan prosedur normal di dalam bahasa induknya. Procompiler harus berinteraksi dengan query processor untuk membuat kode-kode yang diperlukan.

2. Query Processor : menterjemahkan pernyataan-pernyataan bahasa query ke dalam instruksi-instruksi low-level yang dimengerti oleh database manager.

3. DDL Compiler : mengkonversi pernyataan DDL ke dalam sekumpulan table yang mengandung metadata atau “data mengenai data”

4. Database Manager : menyediakan interface antara data low-level yang disimpan didalam basisdata dengan program-program aplikasi dan queries yang dikirimkan ke system.

Kelebihan DBMS :

1. Performance yang di dapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori.

2. Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.

3. Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS.

4. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database. kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebiih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file atau worksheet yang tersebar.

5. Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada ngamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.

     

Kekurangan DBMS :

1.    Mendapatkan software yang mahal. DBMS mainframe masih mahal. DBMS mikrokomputer akan tidak mahal jika dibandingakan dengan versi mainframe. Harganya dapat sama dengan pembiayaan pokok dari suatu organisasi kecil.

2. Mendapatkan konfigurasi hardware yang besar. DBMS bisanya membutuhkan kapasitas penyimpanan priner dan sekunder yang lebih besar dari pada yang dibutuhkan program aplikasi. Juga, kemudahan dalam pemanggilan informasi dengan DBMS akan mendorong adanya pencantuman terminal pemakai yang lebih banyak dalam konfigurasi dari pada kebutuhan yang lain.

3.  Mempekerjakan dan menggaji staff DBA. Kelemahan ini kurang bisa diterapkan terhadap pemakai mikrokomputer, sebab DBMS mempunyai sifat user-friendly (kemudahan dalam penggunaan).

4.  Kepopuleran DBMS dalam berbagai organisasi segala ukuran menunjukkan bahwa pemakai merasakan keuntungan atau kelebihannya dapat mengalahkan biaya yang dikeluarkan untuk membelinya.